Voor de introductie van de werkkostenregeling (WKR) konden werknemers gebruik maken van een fietsregeling die voor de werkgever geen fiscale consequenties had zolang de waarde van de fiets niet hoger was dan €749,00 en voldaan werd aan bepaalde gebruiksvoorwaarden. Vaak zag je dan dat de werknemer een gedeelte van zijn brutoloon omruilde voor netto fietsvergoeding. De werknemer kon daarmee dan een belastingvoordeel behalen. Onder de WKR is de fietsvergoeding helaas geen gerichte vrijstelling, waardoor de fietsvergoeding belaste werkkosten zijn. De overheid wil het gebruik van de fiets stimuleren en daarom zou het logischer zijn als de vergoeding voor de fiets voor (gedeeltelijk) woon-werk verkeer een gerichte vrijstelling zou zijn binnen de WKR net zoals een telefoonvergoeding met noodzakelijk zakelijk gebruik. Vreemd genoeg is dit niet het geval. Als werkgever kan je er wel voor kiezen om de vrije ruimte binnen de WKR te gebruiken om de uitruil van een fietsvergoeding toch mogelijk te maken, maar de ruimte is niet zo groot. De fietsen van tegenwoordig zijn vaak met elektrische aandrijving en daarmee ook een stuk prijziger geworden. Als werkgever zal je dan al snel een uitruilplafond moeten instellen of onderscheid moeten maken tussen werknemers. Niet echt wenselijk.
Toch kan een fietsregeling aanbieden interessant zijn voor werkgevers. Buiten dat je de werknemers een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde aanbiedt, zorgt dit ook voor meer lichaamsbeweging voor werknemers. Dit kan weer zorgen voor minder ziekteverzuim en gelukkigere werknemers blijkt uit verschillende onderzoeken. Er zijn voor werkgevers ook mogelijkheden om een fietsregeling aan te bieden aan de werknemers, waarbij dit niet kostenverhogend werkt. Ik zal twee voorbeelden toelichten.
1) Inzetten van reiskosten. Bij veel ondernemingen wordt de reiskostenvergoeding nog niet volledig benut, waardoor er een mogelijkheid bestaat toch gebruik te maken van het uitruilen van brutoloon zonder dat de werkgever tegen een financiële tegenvaller aanloopt door het overschrijden van de vrije ruimte. De werkgever verstrekt aan de werknemer een lening voor de aanschaf van de fiets en de werknemers kunnen hun loon eventueel omzetten in een reiskostenvergoeding. Vervolgens kan de werknemer met deze vergoeding de werkgever terugbetalen. Ook voor werknemers die al een reiskostenvergoeding ontvangen kan deze constructie worden gebruikt. De werknemer maakt bij het gebruik van de fiets namelijk geen kosten voor brandstof en bespaart daarmee reiskosten. Deze besparing kan gebruikt worden om de lening af te lossen.
2) Onlangs is ook de fiets van de zaak geïntroduceerd door de overheid. Dit betekent dat de werknemer een fiets gaat leasen via de werkgever. Dit kan via een leasemaatschappij, maar de werkgever kan ook fietsen in eigen beheer hebben. Dit komt feitelijk op hetzelfde neer, alleen neemt de leasemaatschappij bepaalde zaken uit handen. De werknemer betaald bij fietslease 7% bijtelling per jaar over de waarde van de fiets. Bij een fiets van €2.000,- betekent dit voor de werknemer maandelijks een extra belasting inhouding van maar enkele euro's. De werkgever kan de werknemer vragen om een eigen bijdrage, zodat de regeling voor de werkgever kostenneutraal blijft.
Let op! Leasemaatschappijen promoten min of meer dat de fietslease via hun organisatie een fiscaal voordeel oplevert voor de werknemer. Als de werknemer nu een reiskostenvergoeding ontvangt is dat meestal niet het geval. De werkgever kan fietslease overigens eenvoudig in eigen beheer aanbieden aan de werknemer en daarmee veel loonkosten besparen. Daarnaast is leasen via de werkgever voor de werknemer voordeliger dan leasen via een leasemaatschappij. SalarisTaal kan jou ondersteunen bij het opstellen van een interne fietslease regeling, zodat je zonder extra administratieve werkzaamheden dezelfde secundaire arbeidsvoorwaarde aan de werknemer kan aanbieden. Dit doe je dan tegen lagere loonkosten en is voor de werknemers interessanter dan leasen via een leasemaatschappij vanwege een lagere maandelijkse eigen bijdrage.
Samenvattend: Ondanks dat het uitruilen van brutoloon naar een netto fietsvergoeding onder de belaste werkkosten van de WKR vallen, zijn er nog voldoende alternatieven om een (kosten neutrale) fietsregeling aan de werknemers aan te bieden. Welke regeling het beste bij jullie organisatie past is afhankelijk van verschillende factoren. Daarnaast moet je er rekening mee houden dat je de afspraak met de werknemer schriftelijk vast moet leggen in een (digitale) overeenkomst.
Mocht je vragen hebben over het opzetten van een fietsregeling of advies van ons willen ontvangen over de inhoud, neem dan gerust contact met ons op.
